En Turismo Médico el teléfono es también un viejo aliado de confianza para el desarrollo de su negocio

La mayoría de las personas trabajan en horario de oficina, por lo que puede llamar durante la noche; momentos cuando las áreas de administración o recepción de un centro de salud a menudo están cerradas.

Dado que los potenciales pacientes también pueden estar llamándolo desde otras zonas horarias, es necesario tener en cuenta en sus registros cuando llamaron porque es probable que sea un buen momento para llegar a ellos en el futuro.

Tenga presente que a veces la gente que ha estado posponiendo la búsqueda de atención médica pueden de repente tener una crisis que les recuerda que tienen que hacer frente a un problema de salud de inmediato y están listos para actuar rápidamente en cualquier momento.

Si usted trata a cada consulta como si fuera un paciente que realmente entró por su puerta, con el mismo nivel de atención y la capacidad de respuesta inmediata, va a convertir muchos más consulta en pacientes reales.

Un solo mensaje de teléfono como respuesta o enviar un correo electrónico puede no ser suficiente, es posible que necesite un seguimiento, especialmente en llamadas telefónicas.

Aunque en las primeras 24 horas se hayan establecido al menos dos contactos, ya no es necesario que deje un mensaje cuando se llama posteriormente, pero si hay que seguir insistiendo para tratar de llegar al solicitante y no asumir que este devolverá la llamada. Siempre y cuando usted sea sensato sobre la hora de la zona horaria a la que llama al paciente, la persistencia expresa un seguimiento profesional y también le permite ahorrar en llamadas de larga distancia.

Cuando usted habla con alguien, es de buena educación presentarse y la razón por la que está llamando y luego preguntar si es un buen momento para hablar. Si no es así, entonces pregunte si habría un mejor momento y organícese para llamar en ese instante.

Estos son algunos consejos adicionales que harán sus llamadas telefónicas sean más eficaces.

  • Entrene a su recepcionista y el área de administración para proporcionar la información básica sobre los procedimientos más solicitados que usted ofrece. Utilice un guión escrito, pero es bueno se lo aprendan.
  • Configure su sistema de teléfono de modo que si entra una llamada mientras el recepcionista o secretaria está ocupado, alguien más puede detectar la llamada y responderla. Si esto no es posible, al menos organice su sistema de modo que la llamada entra en un sistema de correo de voz. Procure que quien llame no reciba de una vez una señal de ocupado.
  • Tenga en su contestadora un ambiente tranquilo, relajante y un registro de voz tranquilizador. Si es posible, tenga diferentes mensajes para distintos momentos (por ejemplo, uno para la hora de almuerzo, uno para horas de la noche y otro para los fines de semana).
  • Si es posible, incluir en su mensaje de voz el tiempo aproximado cuando usted estará en contacto con el paciente.

Estos son algunos ejemplos de mensajes de voz que puede utilizar en su sistema telefónico

Cuando la llamada llega en horario de oficina y sale al correo de voz, por alguna razón:

Hola. Gracias por ponerse en contacto con (nombre de su organización).

Por el momento no podemos responder a su llamada porque estamos ayudando a otros pacientes. Por favor deje su nombre, número de teléfono y el motivo de su llamada y (nombre de quien responderá) le devolverá la llamada tan pronto como sea posible.

Si esto es una emergencia, por favor llame a nuestro número de emergencia (número de teléfono) o visite la sala de emergencias más cercana.

Cuando la llamada llega después de horas de oficina:

Hola. Gracias por ponerse en contacto con (nombre de su organización).

Lo sentimos, pero en este momento no podemos atender su llamada. Nuestro horario de oficina es lunes a viernes de 9 a.m. a 6 p.m. .

Si esto es una emergencia, por favor llame a nuestro número de emergencia (número de teléfono) o visite la sala de emergencias más cercana. (Tenga en cuenta que el número de emergencia no es capaz de atender las consultas.)

De lo contrario, por favor deje su nombre, número de teléfono, y el motivo de su llamada y nosotros le devolveremos la llamada a primera hora de la mañana.

Cuando la llamada llega el fin de semana:

Hola. Gracias por ponerse en contacto con (nombre de su organización).

Lo sentimos, pero en este momento no podemos atender su llamada. Nuestro departamento administrativo permanece cerrado los fines de semana.

Si esto es una emergencia, por favor llame a nuestro número de emergencia (número de teléfono) o visite la sala de emergencias más cercana. (Tenga en cuenta que el número de emergencia no es capaz de atender las consultas.)

De lo contrario, por favor deje su nombre, número de teléfono y el motivo de su llamada y nosotros le llamaremos este lunes a primera hora.

Recuerde que debe asignar a alguien para revisar regularmente los mensajes de teléfono y responder a ellos de preferencia dentro de un plazo de 24 horas. Si usted es incapaz de llegar al paciente, deje un mensaje. Es mejor no dejar la información médica en el correo de voz. La información médica se considera privada y el paciente puede no querer que otras personas con acceso a esa cuenta de correo de voz sepan sobre él.

Patrick Goodness, Director Ejecutivo (CEO)
The Goodness Company
patrick@goodnesscompany.com